企业管理标准化丨ERP落地全靠这三个基础的标准化

导读】 很多的企业在引进ERP之初,热情很高,对ERP的期望值也高,但是在ERP正式运行之后,往往会出现很多的问题。这些问题最基本的就表现在很多工作没有标准可循。所以,在ERP体系的搭建过程中,要时刻考虑标准化的准则。

  我到过很多企业,也用过很多个品牌的ERP系统,有些公司的ERP形同虚设,很多工作都是系统外操作。

  很多的企业在引进ERP之初,热情很高,对ERP的期望值也高,但是在ERP正式运行之后,往往会出现很多的问题。这些问题最基本的就表现在很多工作没有标准可循。所以,在ERP体系的搭建过程中,要时刻考虑标准化的准则。服装智能制造精英俱乐部针对以往经验,整理以下三个标准,供大家参考。

  一、编码规则标准化。

  从原材料编码、客户代码、供应商代码、库位代码、产线代码,到状态代码、系统菜单代码等,只要在系统体系内的所有代码,都要考虑标准化的问题。这个标准化,是其他一切功能和标准化的基础。如果没有严谨的考虑标准化问题,后续会造成严重的困扰。随意举一个例子,比如说扣子的编码,如果编号没有根据企业的特征和需要设置特定格式的编码规则,那后续就无法根据扣子编号处理相关数据,和简化查找。所以,在系统开发之初,就要全局规划各种编码规则,并设定标准,严格执行。

  服装智能制造精英俱乐部表示,在编码标准化的过程中,要遵循以下原则:

  1.编码分类不可扩展性。对于每一种编码,都会根据特征进行分类,比如说大类、小类,然后的扩展码的形式。在这些分类中,每种分类的类型是不可扩展的。比如有汽车零部件企业在零件编码中加入车型代码,这种在后续就会产生严重的问题,因为随着企业发展车型会越来越多,一方面会超出编码位的设置空间,另一方面超出10类以上的分类在实际应用中就没有了分类的意义。所以,我们在编码分类时,要考虑分类的不可扩展性。

  2.编码的可扩展性。往往在我们的编码中,前几位是根据各种需要和规则,分类码的叠加,到后面几位往往就是扩展码。我们在编码设计时,就要根据未来预计的数量级,预留足够的扩展空间,确保在预知时间周期内,有足够的编码可用。

  3.编码的唯一性。无论是什么编码,是用于什么目的的,只要生成一个代码号,就如同身份证号一样,在系统内,甚至是在企业信息化体系内,是唯一性的。这个代码可以表示一种物料、一个规则、一种事务、一种逻辑、一种状态等等,只要它存在,它就在体系内是唯一的,不可有重复概念的存在。

  4.编码的格式化。一旦以上原则掌握了,最后一个是编码的格式要求。要求在出现重新定义编码规则前,必须执行现有编码规则的固定格式要求。包括每一位编码的含义、每一类编码的要求、以及整个编码的长度等等。一旦这些固化下来,编码者只有选择,没有新定义的权利。这样,就保证了不管多少年,谁都能看得懂和有效利用编码。

  有些人还有其他的一些原则,比如说可使用性、可读性、效率性等等,我认为这些是编码存在前提,而不是编码标准化的原则。或许,有待探讨,我们可以讨论。

  二、流程标准化。

  我们根据企业的管理需求和系统的逻辑要求,完成了系统的功能开发。服装智能制造精英俱乐部专家说过,当代,再厉害的系统,也无法完全满足企业的需求,而只有在系统功能基础上,配合流程规范,才能发挥系统最大的效用。这就是我常提到的,没有完美的系统,只有完美的体系。这样,我们就要有一整套匹配的流程规范。而企业的ERP系统涉及企业的整个运营过程,这样,整套的流程规范就不是一两个流程能够解决的。所以,我们在编制流程规范时,就要遵循标准化的原则。从格式,到内容,要做到所有相关人员,只要了解企业流程的特征,都能依据流程看得懂、说得明、做得好,确保能够通过书面的理解,正确的掌握操作规范。

  在流程标准化的过程中,要遵循以下原则:

  1.流程版本格式化。不管是什么样的流程,应该根据企业要求和流程特征,设定格式化的规范。从标题、版本号、到流程图、列表、注解等,都应该有统一的规范。这样,任何员工认真阅读,都能抽丝剥茧,理解到流程的核心内容,并能正确的操作执行。

  2.流程的逻辑性。在ERP体系中的流程,是对系统操作端,或者是系统逻辑无法实现或者实现过于复杂的“盲点”,进行流程的规范和补充。因此,我们在设计和规范流程时,必须考虑流程本身和流程之间的逻辑关系,包括在管理过程中,也需要考虑逻辑性。依据这样的要求,流程逻辑性要求的标准化原则就有:A尽可能保证单一逻辑,即从上一步到下一步,没有可选择性,只能选择执行;B如果必须有选择,要明确选择的前提条件,而这个前提条件不能有模棱两可或重叠的逻辑。如果确保了以上两条标准,流程的逻辑严谨性可期。

  3.流程的可执行性。流程是用来执行的。在设计和规范流程时,一方面是考虑管理需要和系统功能的配合,另一方面是考虑员工的可执行。如果我们设计了一套流程规范,什么都好,就是员工无法执行,不管什么原因,这套流程都是有问题的。

  服装智能制造精英俱乐部专家说:如果我们把握了以上三个原则,相信所规范的流程,会起到期望的作用。还是那句话:没有完美的系统,只有完美的体系。流程规范就是这个完美体系中的重要组成部分。

  三、KPI标准化。

  我们完美体系,还有一个重要组成部分,就是KPI体系。KPI是对实际运营过程的考核,包括对系统功能的考核、操作执行的考核、还有管理策略的考核等。考核的结果是为了后续优化,是使系统功能、流程规范,甚至策略、战略,更符合未来的实际发展。服装智能制造精英俱乐部专家说表示,KPI往往是对某一期间数据的汇总统计,反映这段期间实际的状况,是结果导向管理策略;但不同期间的汇总数据的汇总,就是将结果导向过程化,最终形成数据的过程管理策略。因此,KPI的标准化就至关重要了。没有标准化的KPI数据,就无法汇总,无法对比,无法反映真实过程,也就没有了实际意义。

  同样,也要谈一谈KPI标准化,应该遵循的原则:

  1. KPI数据源的标准化。为统计KPI,所需要的数据要来源于一致的数据库,要有明确的数据筛选条件,以及数据整理后数据表现的含义必须一致。这样,首先从数据层面,确保最终KPI的结果是有效的。

  2. KPI统计方法的标准化。在数据有效的前提下,要把握同一统计方法和数据处理过程,确保数据整理的过程是有效的。往往在实践中,要么没有剔除无效数据、要么遗漏关键条件、要么数据汇总结果不一致,导致后续的数据无法加总、对比和分析。这样,最终的KPI统计是无效的。

  3. KPI输出的标准化。数据源正确,数据过程正确,那最后就是要正确的数据输出了。这就要求KPI输出格式标准化。我们整理了正确的KPI数据,每天、每周或其他固定期间,都以固定格式的版本,输出KPI数据。所有需要的管理者和员工,都能看得懂和方便的使用这些数据,关键不能造成误解。这样搭建的KPI体系,最终才能实现其存在的价值。

  KPI其实就是PDCA循环中的C,我们拥有了ERP系统,有了运营过程量化的数据库,可以充分利用系统数据,反映真实的状况和问题,甚至是发现表层问题背后的真正原因,最终根据这些问题和原因,制定系统功能、流程规范、甚至是管理策略的调整和优化方案,实时的创造最适合的运营管理环境。

  服装智能制造精英俱乐部专家说,从本质上讲,标准化,其实就是人与人交流和合作的前提。因为有了统一的意识和语言,人们才能合作;因为有了统一的货币,人们才有了交易;因为有了规范或默认的法则,社会才有了规则;因为有了体系的标准化,ERP体系才有了表现强大作用力的前提。这也是渺小的人类,能够统治庞大的地球的根源所在。所以,我们要重视标准,重视标准化原则。

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